Informativa sul trattamento dei dati personali dei soggetti che segnalano illeciti (“Whistleblowing”)
Con riferimento alla normativa vigente, Regolamento (UE) 679/2016 (in seguito “GDPR”), Vi informiamo che il trattamento dei dati dei soggetti che segnalano illeciti sarà improntato ai principi di correttezza, trasparenza, esattezza, liceità, minimizzazione, limitazione delle finalità e della conservazione, di tutela della riservatezza e nel rispetto dei diritti dei soggetti.
Da chi vengono trattati i dati
Il Titolare del Trattamento è Adriatica Strade Costruzioni Generali Srl, con sede in via Circonvallazione Est, 5 – Castelfranco Veneto (TV), Tel. 0423.497956, PEC: adriaticastrade@pec-cfconfart.it, E-mail: legale@adriaticastrade.com.
I dati forniti verranno trattati attraverso supporti cartacei, informatici e/o telematici, in conformità ai requisiti di sicurezza richiesti dalle normative.
Categorie di dati
a) Dati personali comuni: art. 4, punto 1, del GDPR del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime) nonché́ di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e Facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail).
b) Dati Categorie particolari: art. 9) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione.
Finalità del trattamento
I dati vengono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
a) per acquisire e gestire le Segnalazioni effettuate ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;
b) per adempiere ad obblighi previsti dalla legge e dalla normativa comunitaria;
c) per difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.
La base giuridica del trattamento è:
– per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte telefonicamente o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR);
– per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
– per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).
Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto inserimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.
Conferimento facoltativo dei dati
Il conferimento dei dati personali è facoltativo e la segnalazione potrà essere anche anonima.
Non avrà alcuna conseguenza sul segnalante il mancato inserimento dei dati personali; resta inteso il fatto che la mancanza di alcuni dati potrebbe pregiudicare la gestione dell’istruttoria della segnalazione.
Al fine di garantire un adeguato trattamento e verifica dei fatti da parte dei soggetti competenti, le segnalazioni anonime dovranno essere il più possibile circostanziate e supportate anche da documentazione. Il trattamento sarà effettuato con l’utilizzo di procedure informatizzate e strumenti di crittografia, adottando misure tecniche ed organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza, anche accidentali.
Chi verrà messo a conoscenza dei dati
I dati forniti verranno comunicati anche all’Organismo di Vigilanza, nominato ai sensi dell’art. 6, punto 1, lett. b) del d.lgs. n. 231/2001, dotato di autonomi poteri d’iniziativa e controllo.
L’ OdV è anche il soggetto che gestirà il processo della Procedura Whistleblowing, con sede presso la sede legale della Società, i cui membri sono stati nominati persone autorizzate al trattamento dei dati personali e che hanno ricevuto, al riguardo, adeguate istruzioni operative.
L’Organismo di Vigilanza si avvale del supporto del personale della società al fine di dare seguito alle Segnalazioni.
Possono essere effettuati trattamenti dei dati anche da ulteriori soggetti terzi, ai quali Adriatica Strade Costruzioni Generali Srl affida alcune attività o parte di esse per le finalità sopra riportate nel paragrafo 3; questi opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e fanno parte essenzialmente delle seguenti categorie:
Società di auditing;
Consulenti (Organizzazione, Contenzioso, Studi Legali, ecc.);
Società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale;
Società di ricerca del personale;
Società di Revisione;
Agenzie investigative;
Istituzioni, Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.
Trasferimento dei dati
I dati non saranno trasferiti al di fuori del territorio dello Spazio Economico Europeo (SEE).
Conservazione dei dati
Gli eventuali dati inseriti saranno trattati per tutta la durata della gestione della segnalazione e saranno conservati in conformità alle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa ovvero fino ad un massimo di 5 anni dalla data di definizione e gestione della segnalazione.
Diritti dell’interessato
L’interessato, nelle persone del Segnalante o del Facilitatore, ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 22 del GDPR, per quanto applicabili: diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne la cancellazione o cd. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità̀ dei dati personali o quello di opposizione al trattamento, inviando una e-mail all’indirizzo: legale@adriaticastrade.com.
L’interessato ha anche diritto di proporre un reclamo al Garante della protezione dei dati personali.
I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, ai sensi dell’art. 2 – undecies del Codice Privacy in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità̀ della persona segnalante.